ほぼ週刊 MBA留学ノート : Archives [ 2011年07月 ]

日本で信じられているステレオタイプなアメリカ人観に「物事をストレートに言う」というのがあると思います。でも実際に、私がボストンでMBAの学生やビジネスパーソンとコミュニケーションを取っていて感じるのは、アメリカ人も日本人に負けず劣らず本音と建前を使い分けるし、もちろん人にもよりますが、使う言葉もかなり繊細です。（東海岸インテリ都市の特徴というのもあるのかも）

ネイティブとの会話でそのあたりの言葉を瞬時に使い分けるのはとても難しいのですが、メールというのもなかなか厄介です。表情や口調といった非言語コミュニケーションの助けがないので、英語表現だけでニュアンスを伝えなければならないからです。日本語でもメールでの誤解によって人間関係や仕事上のトラブルが起こるのは珍しくないのですから、英語ではさらに慎重にならないと危険です。

そこで私がきちんとしたメールを書く必要がある場合に、よく参考にしているのがこの本です。かなり役立ってます。

「相手を必ず動かす英文メールの書き方」


この本では、アメリカ人のネイティブスピーカーである著者が、日本人にありがちな間違いを踏まえつつ、「戦略的に」英文メールを書く技術を多くの例を使って解説してくれます。

本の前半は、相手との「パワーバランス」を踏まえた144の戦略(12種類の戦略x12種類の状況)の解説です。例えば、「説得する」という戦略においても、「地位の高い人に仕事をしてもらう(A)」「褒めることで、仕事を評価する権利を示す(B)」「実行を迫る(C)」のでは全く違う表現が必要になります。

(A)の例
We think it would be useful if more staff could be sent to the presentation.（プレゼンテーションにスタッフをもう少し派遣していただけると助かるのでは、と考えています）
(B)の例
I would like to express my appreciation for your great effort till now, and to make a request for your help. （これまでのあなたの素晴らしい努力に対して、感謝の気持ちを表すとともに、もうひとつ援助をお願いしたい）
(C)の例
We regret that if the required notice period is not observed, delivery could be delayed until December or later. （残念ながら、既定の通知期間が順守されない場合、配送は12月以降まで延期される可能性があります)

本の後半は、「30の状況を乗り切るための「ソフトなメール」と「キツいメール」」ということで、状況別に2パターンのメールの文例とポイントが載っています。これも効果的な文章の流れが学べて役立ちます。

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英文メールの書き方についての本は数多く出版されていますが、あまり実践的でないもの（ハズレ）も少なくありません。そんな中、この本はただ例文を挙げるだけでなく、文章の背景となる「相手との関係性」、「依頼内容の難易度」、「求められるスピード感」等をどう考え、相手の心理を踏まえたうえでどう文章を組み立てるか、そしてその際にどういう表現を（優れた）ネイティブスピーカー（ライター？）が使うのかが包括的かつ簡潔に書かれています。

英語中級以上の方が対象になると思いますが、仕事で海外向けに英文メールを書く方や、海外駐在になる方、MBA留学する方で、効果的なメールの書き方を学びたい方にはおすすめです。分かりやすく整理されているので、リファレンスとしても使いやすいです。